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Anwendungsfall · Einkauf

Drei Angebote.
Ein klarer Vergleich.
Eine fundierte Entscheidung.

Wir nehmen Ihre Einkaufsrichtlinie, Rahmenverträge und vergangene Vergaben als Ausgangspunkt. Gemeinsam mit Einkauf, Fachbereichen und IT klären wir, welche Kriterien zählen, wer Angebote sehen darf und wo der Einkauf entscheidet. Daraus entsteht Ihr Ablauf für Angebotsvergleich und Lieferantenbewertung.

CORAProzess-Assistent

Ihr Team

„Nutze unsere Einkaufsrichtlinie, die Rahmenverträge und die Lieferantenbewertungen. Erstelle einen Ablauf für neue Angebote: Lies die Angebote, erfasse Preise, Lieferzeiten und Konditionen und vergleiche sie mit Verträgen und bisherigen Einkaufspreisen. Prüfe, ob die Lieferanten freigegeben sind. Fasse Vertragsabweichungen zusammen und zeige Einsparpotenziale. Die Vergabe entscheidet der Einkauf; ab der Wertgrenze ist eine zweite Freigabe nötig.“

CORA erstellt den Prozessentwurf …

Aus der Beschreibung wird der Ablauf

Einmal beschreiben.
Wiederkehrend ausführen.

Aus Ihrer Beschreibung entsteht ein Ablauf für jede Anfrage: vom eingegangenen Angebot bis zur vorbereiteten Vergabeentscheidung.

CORA erstellt den Prozess. Ihr Team prüft die Testfälle und gibt ihn frei. Erst dann läuft er bei jedem passenden Ereignis – mit Ihren Berechtigungen.

Angebote erfassen · Konditionen vergleichen · Vergabe vorbereiten

  1. Angebote
  2. Daten erfassen
  3. Vergleichen
  4. Entscheidungsvorlage
  5. Vergabe
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Ein Durchlauf im Detail

So vergleicht CORA drei Angebote.

Eine Anfrage im Einkauf: von drei eingegangenen PDF-Angeboten bis zur dokumentierten Vergabe.

Alle Namen, Nummern und Werte in diesem Beispiel sind fiktiv.

  1. AuslöserDrei Angebote zur Anfrage AF-209 sind eingegangen.
  2. KIAngebote erfassen

    Aus drei unterschiedlich aufgebauten PDFs erfasst: Preise, Mengen, Lieferzeiten, Zahlungsziele und Gewährleistung.

  3. CodeGesamtkosten vergleichen
    LieferantGesamtkostenLieferzeit
    Lieferant A48.200 €3 Wochen
    Lieferant B45.900 €6 Wochen
    Lieferant C47.100 €4 Wochen
  4. RegelStatus prüfen

    Lieferant B ist nicht freigegeben und geht zur Prüfung. Der Auftragswert liegt über der Wertgrenze: Eine zweite Freigabe ist nötig.

  5. KIAbweichungen zusammenfassen
    Lieferant A weicht beim Zahlungsziel vom Rahmenvertrag ab (14 statt 30 Tage). Lieferant C liegt 2 % über dem letzten Einkaufspreis, erfüllt aber alle Vertragsbedingungen. Einsparpotenzial: Zahlungsziel bei A nachverhandeln.
  6. MenschVergeben

    Der Einkauf vergibt an Lieferant C; die Leitung Einkauf gibt als zweite Person frei.

  7. AnbindungDokumentieren

    Bestellanforderung im ERP angelegt, Vergabebegründung an die Anfrage angehängt.

Von vorhandenen Unterlagen zum geprüften Ablauf

Von vorhandenen Unterlagen
zum geprüften Ablauf

1Ihre Unterlagen und Beispielfälle

BelegAngebot AN-3310 (fiktiv)
  • Preis
  • Lieferzeit
  • Konditionen
UnterlageRahmenvertrag RV-12 (fiktiv)
  • Vereinbarte Preise
UnterlageEinkaufsrichtlinie
  • Wertgrenzen

2Fachsysteme und Daten

SystemERP
  • Einkaufspreise
  • Lieferantenstamm
SystemVertragsablage
  • Rahmenverträge
RegelWertgrenze
  • Bestimmt den Freigabeweg

3Menschen, Rollen und Rechte

RollenkarteEinkauf
Vergabe vorbereiten
RollenkarteFachbereich
Technische Bewertung
Bestellung auslösenGesperrt
Nur nach Freigabe
  1. Prozess erstellen
  2. Testen
  3. Freigeben

Laufender Prozess

  1. Angebot eingegangen
  2. Daten erfassen
Unter Wertgrenze
  1. Vergleich
  2. Entscheidung Einkauf
Über Wertgrenze
  1. Vergleich
  2. Zweite Freigabe
Nicht freigegeben
  1. Prüfung Einkauf

Prozessschritte im Detail

Was KI übernimmt – und was Regeln, Code und Anbindungen erledigen.

CORA setzt KI dort ein, wo Sprache, Kontext oder unstrukturierte Informationen verstanden werden müssen. Berechnungen laufen als geprüfter Code, Grenzen und Zuständigkeiten als Regeln, Systemzugriffe über definierte Anbindungen. Freigaben bleiben bei Menschen.

  • KISprachmodell: versteht, fasst zusammen, entwirft2×
  • RegelFeste Bedingungen, Grenzwerte, Zuständigkeiten1×
  • CodeBerechnungen und Modelle, versioniert und testbar2×
  • AnbindungLese- und Schreibzugriffe über MCP-Server oder Schnittstellen2×
  • MenschPrüfung, Freigabe und Entscheidung1×
  1. 01

    Angebote erfassen

    Preise, Mengen, Lieferzeiten und Konditionen werden strukturiert erfasst – auch aus unterschiedlichen Formaten.

    KI

    Umsetzung: Sprachmodell liest PDF-Angebote und E-Mails

  2. 02

    Daten prüfen

    Rechenfehler und fehlende Pflichtangaben werden erkannt.

    Code

    Umsetzung: Plausibilitätsprüfung: Einheiten, Währungen, Summen

  3. 03

    Stammdaten und Verträge lesen

    CORA liest Lieferantenstatus, bisherige Preise und vereinbarte Konditionen.

    Anbindung

    Umsetzung: MCP-Server für ERP und Vertragsablage

  4. 04

    Gesamtkosten vergleichen

    Angebote werden gegen Vertrag und Preishistorie auf eine vergleichbare Basis gebracht.

    Code

    Umsetzung: Gesamtkostenrechnung aus Preis, Fracht und Zahlungsziel

  5. 05

    Lieferanten­status prüfen

    Status und Auftragswert bestimmen den Freigabeweg.

    Regel

    Umsetzung: Freigabestatus, Nachweise, Wertgrenzen

  6. 06

    Abweichungen zusammenfassen

    Die KI benennt Vertragsabweichungen und Risiken und erklärt Einsparpotenziale mit Verweis auf die Stellen im Angebot.

    KI

    Umsetzung: Sprachmodell mit Rahmenvertrag und Einkaufsrichtlinie

  7. 07

    Vergabe entscheiden

    Der Einkauf wählt den Lieferanten und begründet die Entscheidung.

    Mensch

    Umsetzung: Einkauf, ab Wertgrenze mit zweiter Freigabe

  8. 08

    Vergabe dokumentieren

    Erst nach Freigabe wird die Bestellanforderung angelegt.

    Anbindung

    Umsetzung: Schreibzugriff auf die Bestellanforderung im ERP

Verbundene Systeme

  • Postfach oder Lieferantenportalliest eingehende Angeboteüber Schnittstelle (API)
  • ERPliest Preise und Lieferantenstamm, schreibt die Bestellanforderung nach Freigabeüber MCP-Server
  • Vertragsablageliest Rahmenverträgeüber MCP-Server
  • Unternehmensanmeldungprüft Identität und Rolleüber Single Sign-on

So arbeiten wir

Wir beginnen mit Ihrer
tatsächlichen Arbeit.

  1. 01

    Vorhandene Unterlagen verstehen

    Einkaufsrichtlinie, Rahmenverträge, Bewertungskriterien und frühere Vergaben zeigen uns, wie heute verglichen wird. Daraus leiten wir Vergleichsfelder, Mindestanforderungen und Wertgrenzen ab. Abweichende Praxis klären wir mit dem Einkauf.

  2. 02

    Daten und Fachsysteme verbinden

    Mit Ihrer IT verbinden wir Postfach oder Lieferantenportal, ERP und Vertragsablage. Lieferantennummer, Warengruppe und Anfragenummer verknüpfen die Daten. Wir legen fest, wo gelesen und wo Vergleiche gespeichert werden.

  3. 03

    Identitäten sowie Rechte und Rollen zuordnen

    Die Identität kommt aus Ihrer Unternehmensanmeldung. Der Einkauf sieht alle Angebote seiner Warengruppen, Fachbereiche nur die technische Bewertung. Die KI übernimmt diese Rechte; Bestellungen löst sie nicht aus.

  4. 04

    Gemeinsam prüfen und in Betrieb nehmen

    Aus Beschreibung, Unterlagen und geklärten Systemzugriffen erstellt CORA den Prozessentwurf. Wir wählen mit Ihrem Fachbereich Testfälle und erwartete Ergebnisse aus. Die Erprobung erfolgt ohne schreibende Zugriffe. Beispieltests: Vergleichbare Angebote, abweichende Zahlungsbedingungen, nicht freigegebener Lieferant, Angebot über der Wertgrenze.

Ihr Team entscheidet über Regeln, KI-Schritte und Freigaben. Wir aktivieren den geprüften Ablauf, vergleichen Aufwand und Ergebnis und üben in der Skill-Werkstatt die nächsten Änderungen. Anbindungen, Wissen und wiederverwendbare Bausteine bleiben als Grundlage für weitere Prozesse erhalten.

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So läuft der
Vorgang

CORA erfasst eingehende Angebote, prüft die Daten und vergleicht die Gesamtkosten mit Rahmenverträgen und Preishistorie. Lieferantenstatus und Wertgrenzen bestimmen den Freigabeweg; der Einkauf erhält eine Entscheidungsvorlage.

Diese Ergebnisse
entstehen

Strukturierte Angebotsdaten, Gesamtkostenvergleich, Liste der Vertragsabweichungen, Einsparpotenziale und eine dokumentierte Vergabeentscheidung, verknüpft mit der Anfrage.

Hier entscheidet
Ihr Team

Der Einkauf entscheidet über die Vergabe, ab der Wertgrenze mit zweiter Freigabe. CORA bestellt nicht selbst und verhandelt nicht mit Lieferanten. Nicht freigegebene Lieferanten gehen zur Prüfung.

Weitere Anwendungsfälle

Wir zeigen Ihnen, wo KI in Ihrem Unternehmen sofort Arbeit abnehmen kann.

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